Auditul de evaluare initiala (diagnostic preliminar)

Un sistem al calitatii trebuie sa valorifice cat mai mult din experienta de lucru si organizatorica existenta in cadrul organizatiei, pentru a fi eficient. Din acest motiv, orice organizatie care doreste sa implementeze un sistem al calitatii trebuie sa cunoasca in detaliu situatia sistemului de lucru existent. In acest scop, SENATOR Consult poate efectua un audit de evaluare preliminara care asigura:

    * Identificarea sistemului real de lucru si compararea acestuia cu cerintele standardului de referinta agreat
    * Identificarea elementelor tehnico-organizatorice si a practicilor curente care pot constitui germenii viitorului sistem al calitatii.
    * Identificarea situatiilor neconforme fata de cerintele standardului de referinta.
    * Determinarea gradului de constientizare a personalului fata de necesitatea implementarii unui sistem al calitatii.
    * Identificarea punctelor critice ale fluxului de procese tehnologice, care pot provoca intirzieri, defecte, produse neconforme, si deci implicit costuri suplimentare.

Pentru efectuarea acestor audituri SENATOR Consult dispune de auditori calificati, un astfel de audit efectuat de catre SENATOR Consult asigura obiectivitatea "ochiului" extern neafectat de rutina lucrului de zi cu zi din cadrul organizatiei.

Efectuare Audit

Auditul de evaluare preliminara se efectueaza la sediul organizatiei si va urmari modul in care sunt acoperite, declarat sau nu, cerintele standardului de referinta agreat. Pentru efectuarea unui astfel de audit se porneste de la premisa ca o organizatie reprezinta de fapt o structura de procese intercorelate grefate pe o structura adminsitrativa. Pentru oricare dintre procese – sa-l numim procesul A - datele sale de intrare reprezinta date de iesire ale unui alt proces. In acest fel putem considera ca procesul A este furnizor pentru procesul imediat urmator si client pentru procesul imediat anterior. In acest fel in cadrul oricarei organizatii se formeaza un adevarat lant de procese care angreneaza o serie intreaga de furnizori si clienti interni.

Fiecare proces in parte va fi analizat din urmatoarele puncte de vedere:

    * Identificarea clientilor catre care se transmit datele de iesire ale procesului analizat
    * Identificarea datelor de iesire furnizate, inclusiv a suportului si frecventei de transmitere a acestor date
    * Activitatile de procesare in cadrul procesului a datelor de intrare primite
    * Identificarea furnizorilor care asigura datele de intrare in procesul analizat
    * Identificarea datelor de intrare furnizate de catre acestia, inclusiv a suportului si frecventei de primire a acestor date

Elaborare Raport de Evaluare

Datele culese cu ocazia auditului de evaluare preliminara sunt prelucrate ulterior la sediul firmei SENATOR Consult. in urma prelucrarii se intocmeste un Raport de Evaluare.

Raportul de evaluare preliminara va cuprinde raspunsuri la toate intrebarile legate de viitorul sistem al calitatii, dintre care mentionam:

    * definirea structurii de procese a organizatiei
    * practicile curente pozitive care pot fi preluate in cadrul sistemului calitatii
    * lipsurile fata de cerintele standardului de referinta
    * practicile incorecte care nu satisfac cerintele standardului de referinta
    * recomandarea actiunilor necesare pentru a satisface cerintele standardului de referinta
    * o propunere pentru structura de documente a sistemului calitatii
    * un plan de actiune pentru proiectul de elaborare si implementare a sistemului calitatii



Auditarea furnizorilor

Dezvoltarea unei relaţii de parteneriat cu furnizorii reprezintă una dintre cerinţele de bază ale unui sistem al calităţii. În acest sens, standardele din familia ISO 9000 solicită implementarea unui sistem de evaluare, selectare şi menţinere sub control a furnizorilor. În cadrul unui astfel de sistem nu de puţine ori este necesară efectuarea unor audituri de secundă parte la furnizori.

Pentru dezvoltarea şi implementarea unui sistem solid de audituri de secundă parte care să asigure menţinerea unui control riguros asupra furnizorilor, SENATOR Consult oferă o serie de activităţi cum ar fi:

    * Elaborarea procedurii de auditare a furnizorilor
    * Elaborarea chestionarelor de audit, pe tipuri de furnizori
    * Auditarea furnizorilor potenţiali în vederea selectării acestora
    * Monitorizarea furnizorilor pe parcursul derulării contractului de livrare
    * Auditarea periodică a principalilor furnizori curenţi

Calitatea produselor şi a serviciilor pe care le oferiţi depinde în mare masură de capacitatea furnizorilor (subcontractanţilor) de a-şi îndeplini misiunea pe care doriţi să le-o incredinţaţi.

 

Cea mai eficientă modalitate de a vă asigura că furnizorii sunt capabili să îndeplinească cerinţele dumneavoastră este auditarea acestora. În anumite domenii de activitate, aceasta este obligatorie (de exemplu, în domeniul fabricaţiei medicamentelor).

 

Etapele unui audit la furnizor includ:

    * stabilirea cerinţelor beneficiarului şi a obiectivelor auditului.
    * analiza documentaţiei de referinţă, cum ar fi: standarde (ISO 9001, EN 13485 etc), norme de bună practică, directive europene, legi, reglementări contractuale, precum şi documentaţia pusă la dispoziţie de furnizorul ce va fi auditat.
    * elaborarea listei de control (chestionar de audit).
    * planificarea auditului la furnizor, ţinând cont de:
    * efectuarea auditului şi consemnarea concluziilor;
    * prezentarea raportului de audit şi explicitarea acestuia;
    * efectuarea auditului de urmărire (după caz).

Auditul la furnizori se desfaşoară în concordanţă cu standardul SR ISO 19011:2003 şi este efectuat de către personal competent, cu respectarea totală a clauzelor de confidenţialitate şi normelor de etică profesională.

Pentru efectuarea în numele organizaţiei dvs. a auditurilor de secundă parte SENATOR Consult dispune de un corp de auditori calificaţi . La finalul unui astfel de audit auditorii SENATOR Consult vor pune la dispoziţia dvs. cât şi a furnizorilor dvs.:

    * un set de Rapoarte de neconformitate
    * o cotare a furnizorului în cauză
    * un set de recomandări pentru rezolvarea neconformităţilor identificate
    * un set propuneri de acţiuni corective care să preîntâmpine repetarea aceloraşi neconformităţi

Un audit efectuat de SENATOR Consult, la fiecare din principalii dvs. furnizori va asigura identificarea din timp a tuturor problemelor potenţiale care v-ar putea crea neplăceri ulterioare !

Programe Postcertificare de mentinere si imbunatatire a sistemelor de management CALIATE-MEDIU-SANATATE
 
Imbunatatirea sistemului de management debuteaza imediat dupa auditul de certificare si trebuie continuat permanent pe toata durata sa de viata.

Tendinţa generală în aproape toate firmele certificate, este ca după certificare să urmeze o perioadă de "relaxare", nu se mai respectă procedurile interne, nu se mai completează formulare, nu se mai iniţiază acţiuni corective sau preventive, programul de audituri interne se decalează. Cu alte cuvinte, sistemul de management al calităţii din firma Dvs este în cădere liberă! În cazul în care, nu vă implicaţi de urgenţă în redresarea sistemului, riscaţi să pierdeţi certificarea obţinută de curând cu mari eforturi şi, totodată, să nu vedeţi rezultatele mult aşteptate de la acest sistem. În plus, auditorii firmei de certificare vor dori să vadă o îmbunătăţire substanţială a sistemului de management din firma Dvs în perioada scursă de la certificare, fapt care nu este deloc simplu.
 
Soluţia pe care noi v-o propunem este un program de consultanţă pe termen lung (minim 1 an), gândit în aşa fel încât să conducă sistemul de management din firma Dvs la rezultatele aşteptate. Totodată, prin acest program de consultanţă, noi vrem să inaugurăm un parteneriat de succes între firmele noastre, al cărui scop să fie ţinerea sub control şi îmbunătăţirea proceselor de afaceri din firma Dvs.
 
In functie de necesitatile si de obiectivele clientului proiectele de mentinere si imbunatatire includ activitati precum:

    * Corectarea problemelor identificate la auditul de certificare si la auditurile de supraveghere.
    * Auditarea periodica a sistemului de management, conform cerintelor standardului de referinta.
    * Monitorizarea unor parametri definitori ai sistemul de management.
    * Analiza performantelor sistemului.
    * Initierea de actiuni care permit eliminarea problemelor si imbunatatirea performantelor.
    * Instruirea personalului pe tematica sistemului de management implementat.
    * Evaluarea furnizorilor din punctul de vedere al cerintelor standardului ISO 9000.
    * Publicarea si difuzarea documentatiei de sistem prin metode informatice (Manualul calitatii, proceduri, fise de post, regulament intern, etc.).
    * Asistenta de specialitate la auditurile de certificare, supraveghere si extindere.
    * Asistenta de specialitate pentru conceptia si implementarea unor metode informatice pentru urmarirea activitatilor care aduc valoare (productiei, livrarilor, service-ului, etc.).

 

Consultantul nostru nu va înlocui Reprezentantul Managementului pentru Sistemul de Management din firma Dvs, ci va încerca să-l ajute pe acesta în buna organizare a sistemului.
 
Există mai multe căi prin care intenţionăm să punem în practică soluţia noastră în firma Dvs. Iată o scurtă descriere a acestora:

    * actualizarea / modificarea documentelor sistemului de management;
    * instruiri ale angajaţilor Dvs;
    * coordonarea sistemului de acţiuni corective / preventive;
    * planificarea şi coordonarea auditurilor interne;
    * coordonarea şedinţei de analiză a sistemului de management;
    * participarea la auditul de supraveghere.

Şedinţe de consultanţă la sediul firmei Dvs - Planificarea acestora se va face în aşa fel încât participarea consultantului să fie maximă la evenimentele cele mai importante: audit intern, şedinţa de analiză sistemului de management, audit de supraveghere.

Suport on-line permanent - Echipa noastră de consultanţi vă va sta la dispoziţie cu soluţii la problemele Dvs diverse legate de buna funcţionare a sistemului de management. Ce înseamnă asta? Dacă apare o problemă legată de sistemul de management din firma Dvs, este suficient să ne transmiteţi o scurtă descriere a acesteia pe adresa de e-mail calitate@senatorconsult.ro  urmand ca in cel mai scurt timp sa fiti contactaţi cu o soluţie pentru rezolvarea problemei Dvs.

Acces la baza noastră de cunoştinţe - Considerăm că ar fi foarte util să organizăm toată experienţa noastră sub forma unei baze de cunoştinţe care să înglobeze cele mai bune practici din proiectele la care am lucrat şi care să constituie un punct de plecare în rezolvarea problemelor viitoare. Accesul Dvs la această bază de cunoştinţe urmează să se faca, contactuandu-ne prin oricare modalitate va este la indemana: mail, telefon, fax, pagina web.